Policy over het invoeren van een intern meldpunt voor klokkenluiders

De Klokkenluiderspolicy van Arodo moedigt iedereen aan om gedrag te melden dat onethisch of onwettig is. Ze beschrijft de beschikbare kanalen bij Arodo waar een klokkenluider een melding kan doen en zet de richtlijnen uiteen over de wijze waarop een melding moet worden gedaan, hoe deze zal worden behandeld en welke bescherming de klokkenluider geniet onder de Belgische klokkenluiderswetgeving: de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector.

Onderhavige policy is een levend document. Arodo kan deze Klokkenluiderspolicy wijzigen of aanvullen wanneer zij dit nodig acht. Indien belangrijke wijzigingen worden aangebracht zal de datum van deze policy worden aangepast en zal Arodo u daarvan in kennis stellen.

 

1 Toepassingsgebied

1.1 Personen die van het meldpunt gebruik kunnen maken

1. De volgende personen kunnen gebruik maken van het intern meldpunt voor klokkenluiders, zoals

gedefinieerd onder 3.1 van deze policy. Deze personen omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

  • Werknemers van de onderneming;
  • Zelfstandigen die diensten verlenen aan Arodo;
  • Aandeelhouders en personen die behoren tot het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de onderneming van wiens intern meldpunt ze gebruik maken;
  • Vrijwilligers en stagiairs, ongeacht hun vergoeding;
  • Eenieder die werkt onder toezicht en leiding van (onder)aannemers en leveranciers. Deze aannemers, onderaannemers en leveranciers moeten een contractuele relatie hebben met de onderneming van wiens intern meldpunt gebruik wordt gemaakt;
  • Melders waarvan de werkrelatie werd beëindigd of nog moet aanvangen, indien zij informatie over inbreuken hebben verkregen tijdens of na de beëindiging van de werkrelatie of tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen.

Zij worden als melders beschouwd en worden beschermd voor zover zij voldoen aan de voorwaarden vermeld in 4.1 van deze policy.

2. De bepalingen over de vertrouwelijkheid, zoals gedefinieerd onder 3.4 van deze policy, de beschermingsmaatregelen, zoals gedefinieerd onder 4.2 en 4.3 van deze policy, zijn ook van toepassing op de volgende personen of ondernemingen:

  • Facilitators, zijnde natuurlijke personen die een melder ondersteunen bij het melden van een vermeende inbreuk;
  • Derden die verbonden zijn met de melders en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context, zoals collega’s of familieleden van de melders;
  • Alle rechtspersonen waarmee de melder verbonden is in een werkgerelateerde context zoals tewerkstelling, eigendom of management van die entiteit.

Deze bescherming geldt enkel indien de facilitators en de derden gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de melders onder het toepassingsgebied van de wet van 28 november 2022 en/of de richtlijn 2019/1937 vielen. Wat onder gegronde redenen verstaan moet worden wordt gedefinieerd in 4.1.2 van deze policy.

3. Een melder kan daarnaast ook inbreuken waarvan hij/zij buiten de werkrelatie kennis neemt melden bij een extern meldpunt, zoals gedefinieerd in 3.2 van deze policy. Die mogelijkheid bestaat enkel bij de volgende inbreuken:

  • Inbreuken op het gebied van financiële diensten, producten en markten;
  • Inbreuken op het gebied van voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering.

 

1.2 Regelgeving waarover inbreuken kunnen gemeld worden

Inbreuken

1. De personen vermeld onder 1.1.1-3 kunnen inbreuken over de volgende regelgeving melden bij het intern en/of extern meldpunt, zoals gedefinieerd onder 3.1-2:

  • Inbreuken die betrekking hebben op de volgende gebieden:
    • overheidsopdrachten;
    • financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
    • productveiligheid en productconformiteit;
    • veiligheid van het vervoer;
    • bescherming van het milieu;
    • stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
    • veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
    • volksgezondheid;
    • consumentenbescherming;
    • bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
    • bestrijding van belastingfraude;
    • sociale fraudebestrijding.
  • Inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie als bedoeld in artikel 325 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie en nader toegelicht in relevante Uniemaatregelen en, indien van toepassing, in de nationale uitvoeringsbepalingen, worden geschaad. Het gaat meer bepaald om fraude en alle andere onwettige activiteiten die de financiële belangen van de EU schaden.
  • Inbreuken in verband met de interne markt, als bedoeld in artikel 26, lid 2, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, met inbegrip van inbreuken op de Unieregels inzake mededinging en staatssteun. Het gaat meer bepaald om inbreuken die het vrije verkeer van goederen, personen, diensten en kapitaal in de EU schaden.

Er kan melding gemaakt worden van elke inbreuk op de bovengenoemde wettelijke of reglementaire bepalingen of op rechtstreeks toepasbare Europese bepalingen.

Melders die buiten een werkrelatie een melding doen bij een extern meldpunt, kunnen dit enkel voor de inbreuken die expliciet vermeld worden onder 1.1.3 van deze policy.

2. Deze policy doet geen afbreuk aan andere bepalingen inzake het melden van inbreuken die opgenomen zijn in de wettelijke en reglementaire bepalingen en rechtstreeks toepasbare Europese bepalingen. Bijgevolg zullen alle andere, bestaande en/of toekomstige, wettelijke mogelijkheden om inbreuken te melden naast deze policy kunnen blijven bestaan.

Als de beschermingsmaatregelen uit de wet van 28 november 2022, zoals opgenomen onder 4.2 en 4.3 in deze policy gunstiger zijn dan diegene uit de andere wettelijke bepalingen, zijn de maatregelen uit deze policy ook van toepassing op die bepalingen.

3. Deze policy doet geen afbreuk aan het recht van de werknemers om hun personeelsvertegenwoordigers of vakbonden te raadplegen. De policy doet evenmin afbreuk aan de bestaande regels en bescherming inzake ongerechtvaardigde maatregelen genomen als gevolg van de raadpleging van de personeelsvertegenwoordigers of de vakbonden.

De werknemers kunnen met andere woorden de personeelsvertegenwoordigers en/of de vakbonden raadplegen over de materies die in deze policy geregeld worden op net dezelfde wijze als ze hen kunnen raadplegen over andere aangelegenheden.

Deze policy doet evenmin afbreuk aan de autonomie van de sociale partners en hun recht om collectieve arbeidsovereenkomsten te sluiten.3 | 9

De werknemers hebben eveneens het recht om, als zij dit nuttig achten, hun personeelsvertegenwoordiger en/of vakbond te raadplegen vooraleer een melding te doen. De werknemers hebben ook de mogelijkheid om enkel hun personeelsvertegenwoordiger en/of vakbond in te lichten en geen melding te doen.

Uitgesloten inbreuken

1. De volgende Inbreuken vallen niet onder de toepassing van deze Klokkenluiderspolicy:

  • Klachten in verband met geweld, pesten en ongewenst seksueel gedrag, welke een werknemer die meent het slachtoffer te zijn van dergelijke handelingen kan overmaken aan de daarvoor in het arbeidsreglement aangeduide vertrouwenspersoon of aan de psychosociaal preventieadviseur van de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk;
  • Meldingen met betrekking tot gerubriceerde gegevens, zoals geheime overheidsinformatie;
  • Meldingen op basis van informatie gedekt door het medisch beroepsgeheim;
  • Meldingen op basis van informatie gedekt door de geheimhouding van rechterlijke beraadslagingen; en, 
  • Klachten over uw dienstverband of interpersoonlijke grieven tussen u en een collega. Hiervoor verwijzen wij u door naar de HR afdeling.

2 Definities

1. Om duidelijkheid te scheppen over de verschillende gebruikte begrippen, worden de belangrijkste begrippen uit de policy hier gedefinieerd.

Inbreuken: handelingen of nalatigheden die:

a) onrechtmatig zijn en betrekking hebben op de beleidsterreinen behorend tot het materiële toepassingsgebied vermeld in artikel 1.2 van deze policy. Het gaat eveneens over handelingen of nalatigheden die betrekking hebben op de handelingen vermeld in artikel I.2 van deze policy en/of de artikelen 2, of 4 van de wet van 28 november 2022.

b) ingaan tegen het doel of de toepassing van de regels binnen de gebieden die onder het in artikel 1.2 bedoelde materiële toepassingsgebied vallen.

Informatie over inbreuken: informatie, waaronder redelijke vermoedens, over feitelijke of mogelijke inbreuken, die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden, alsmede over pogingen om dergelijke inbreuken te verhullen. En dat ofwel:

  • Binnen de organisatie waar de melder werkt of heeft gewerkt of binnen een andere organisatie waarmee de melder uit hoofde van zijn werk in contact is geweest; ofwel
  • Buiten een werkgerelateerde context, binnen een organisatie voor de inbreuken vermeld in 1.1.3 van deze policy.

Interne melding: de melding van informatie over inbreuken aan Arodo via het intern meldpunt. Deze mededeling kan mondeling of schriftelijk gebeuren.
Externe melding: het mondeling of schriftelijk aan de federale coördinator of aan de bevoegde autoriteiten meedelen van informatie over inbreuken.
Openbaarmaking of openbaar maken: het publiek toegankelijk maken van informatie over inbreuken.
Melder: een natuurlijke persoon die te goeder trouw informatie over een (mogelijke) inbreuk meldt of openbaar maakt die hij/zij heeft verkregen in het kader van zijn of haar werkgerelateerde activiteiten en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van de wetgeving valt.
Werkgerelateerde context: huidige of vroegere beroepsactiviteiten in de private sector waardoor, ongeacht de aard van die activiteiten, personen informatie verkrijgen over inbreuken en waarbij die personen te maken kunnen krijgen met represailles indien zij dergelijke informatie zouden melden.
Facilitator: een natuurlijke persoon die een melder bijstaat in het meldingsproces en wiens bijstand vertrouwelijk moet zijn.
Betrokkene: een natuurlijke of rechtspersoon die in de melding of bij de openbaarmaking wordt genoemd als persoon aan wie de inbreuk wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht.
Represaille: elke directe of indirecte handeling of nalatigheid die voortvloeit uit een interne of externe melding of uit een openbare bekendmaking en die de melder ongerechtvaardigde benadeling kan berokkenen.4 | 9
Opvolging: het optreden van de ontvanger van een melding, van een bevoegde autoriteit of van de federale coördinator om de juistheid van de in de melding gedane beweringen na te gaan en de gemelde inbreuk zo nodig aan te pakken, onder meer via maatregelen zoals een intern vooronderzoek, een onderzoek, vervolging, een terugvordering van middelen of het beëindigen van de procedure.
Feedback: het aan de melder verstrekken van informatie over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen voor die opvolging.
Federale coördinator: de autoriteit die belast is met de coördinatie van externe meldingen overeenkomstig artikel 18 van de wet van 28 november 2022.
Goeder trouw: de melder had redelijke gronden om aan te nemen dat de inhoud van zijn/haar melding van een inbreuk gebaseerd was op ware en gerechtvaardigde vermoedens of feiten op het ogenblik van de melding en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van een te melden inbreuk viel zoals hierboven vermeld. Bovendien mag de melding niet worden gedaan met het oog op enig persoonlijk gewin. Het is echter niet vereist dat een te goeder trouw gedane melding na onderzoek waar blijkt te zijn.
Meldingsbeheerder: de onpartijdige persoon of dienst die bevoegd is om de meldingen op te volgen en de communicatie met de melder te onderhouden. De meldingsbeheerder kan de melder indien nodig om bijkomende informatie verzoeken en moet hem feedback verstrekken. De meldingsbeheerder kan ook instaan voor het ontvangen van meldingen.

2. Als er in deze policy nog andere begrippen gebruikt worden, kunnen zij doorheen de policy gedefinieerd worden. Begrippen die niet gedefinieerd worden in deze policy, worden gebruikt zoals ze worden gedefinieerd in artikel 7 van de wet van 28 november 2022.

 

3 Meldpunten

Volgens de onderstaande procedures kan informatie over inbreuken worden meegedeeld via een intern meldkanaal (zie onder 3.1) of een extern meldkanaal (zie onder 3.2). Als u een (potentiële) inbreuk ontdekt, daarvan kennis neemt, of redelijkerwijs vermoedt dat dit plaatsvindt binnen de activiteiten van Arodo, wordt u aangeraden om in eerste instantie intern te melden. Interne meldingen blijven het meest efficiënt om Arodo in staat te stellen de zaak grondig te onderzoeken en passende maatregelen te nemen om het wangedrag aan te pakken.

Bij het indienen van een melding moet de melder altijd te goeder trouw handelen. De melding moet gebaseerd zijn op redelijk gronden. Wanneer de melding valse, ongefundeerde of opportunistische aantijgingen bevat; of wordt gedaan met een onjuist doel, zoals anderen te belasteren of schade toe te brengen, kan Arodo de melding naast zich neerleggen en in voorkomend geval passende maatregelen nemen.

3.1 Intern meldpunt

1. Binnen Arodo wordt het intern meldkanaal beheerd door een interne meldingsbeheerder. Deze interne meldingsbeheerder is Wim Van Baelen. De rechtstreekse melding bij de meldingsbeheerder gebeurt bij voorkeur per e-mail of schriftelijk, maar kan ook mondeling, via de telefoon of via andere spraakberichtsystemen en, op verzoek van de melder, door middel van een fysieke ontmoeting binnen een redelijke termijn. De contactgegevens zijn de volgende:

E-mail: wim.van.baelen@arodo.be
Telefoonnummer: +32 14 67 23 32

Deze persoon is onpartijdig en kan onafhankelijk optreden. De meldingsbeheerder onderhoudt het contact met de melder, contacteert hem of haar eventueel om bijkomende informatie te verschaffen en geeft ook een feedback aan de melder.

2. De vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en van eventuele in de melding genoemde derden wordt steeds gewaarborgd. Niet-gemachtigde personeelsleden hebben geen toegang tot het intern meldkanaal. De meldingsbeheerder stuurt de melder een bevestiging van ontvangst van de melding binnen zeven (7) kalenderdagen na ontvangst. De meldingsbeheerder registreert de melding met de datum waarop deze ontvangen is en kent als enige de identiteit van de melder.5 | 9

3. Na ontvangst van de melding start de meldingsbeheerder een onderzoek naar de vermeende inbreuk. De meldingsbeheerder is in die hoedanigheid gemachtigd om op onafhankelijke wijze een onderzoek te voeren. De meldingsbeheerder wint informatie in en raadpleegt bronnen die nodig zijn in het kader van dat onderzoek. De meldingsbeheerder hoort de persoon of personen over wie gemeld werd dat zij betrokken zijn bij de gemelde inbreuk. De meldingsbeheerder probeert op deze wijze de vermeende onregelmatigheden die door de melder werden gesignaleerd, te verifiëren. Indien dit nodig is voor het uitvoeren van een grondig en vertrouwelijk onderzoek, kunnen externe partijen (bv. externe adviseurs zoals advocaten, consultancybureaus of accountantskantoren) betrokken worden. Bij het informeren en rapporteren maakt de meldingsbeheerder noch de identiteit van de melder, noch de identiteit van eventuele in de melding genoemde derden kenbaar.

4. De meldingsbeheerder staat in voor een zorgvuldige opvolging van de melding. Hij gaat de juistheid van de in de melding gedane beweringen na en pakt de gemelde inbreuk zo nodig aan, onder meer via maatregelen zoals een intern vooronderzoek, een onderzoek of het beëindigen van de procedure. Zo spoedig mogelijk, en uiterlijk drie (3) maanden na de ontvangstbevestiging van de melding of, indien er geen ontvangstbevestiging is verstuurd, drie (3) maanden na het verstrijken van de periode van zeven (7) dagen na de melding, verstrekt de meldingsbeheerder de informatie aan de melder over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen voor die opvolging.

3.2 Extern meldpunt

1. Een melder die meent dat sprake is van een inbreuk, kan een melding doen bij de federale Ombudsman welke optreedt als federaal coördinator voor externe meldingen. Dit extern meldpunt kan op de volgende manier gecontacteerd worden: via e-mail integriteit@federaalombudsman.be of telefonisch op het gratis nummer 0800 999 61 (vanuit het buitenland +32 2 289 27 27). Telefonische oproepen worden op maandag, dinsdag, woensdag en vrijdag van 9u tot 12u30 en op donderdag van 13u30 tot 17u beantwoord.

Zolang er geen specifiek apart extern meldkanaal wordt opgezet, kan een externe melding gebeuren bij de federale Ombudsman via de website van de federale Ombudsman: https://www.federaalombudsman.be/nl.

Personen vermeld onder 1.1.1 van deze policy kunnen dit extern meldpunt ofwel:

  • Contacteren na de interne melding;
  • Ofwel onmiddellijk contacteren zonder interne melding, indien niet kan worden verwacht dat het gebruik van het intern meldkanaal naar behoren functioneert, bijvoorbeeld wanneer melders gegronde redenen hebben om aan te nemen dat zij in verband met de melding represailles zouden lijden.

Personen vermeld onder 1.1.2-3 hebben geen toegang tot het intern meldpunt en kunnen zich bijgevolg onmiddellijk richten tot een extern meldpunt.

2. De externe meldingskanalen omvatten de melding aan de federale coördinator (federale Ombudsman), aan de andere nationale meldingskanalen en, in voorkomend geval, via de meldingskanalen van de Europese Unie (EU-instellingen, -organen, -instanties en -agentschappen).

3.3 Openbaarmaking

1. Naast de mogelijkheid om een melding te doen via het intern meldkanaal en het extern meldkanaal, heeft iedere melder de mogelijkheid om de informatie met betrekking tot de inbreuk openbaar te maken.

2. Melders kunnen nog steeds genieten van de bescherming krachtens deze Klokkenluiderspolicy wanneer zij in het openbaar inbreuken bekendmaken indien aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:

  • De persoon heeft eerst intern en vervolgens extern, of direct extern melding gedaan, maar er is geen passende actie ondernomen naar aanleiding van de melding binnen de genoemde termijn.6 | 9
  • De persoon heeft gegronde redenen om aan te nemen dat de inbreuk een dreigend of duidelijk gevaar voor het openbaar belang kan vormen, bijvoorbeeld wanneer er sprake is van een noodsituatie of een risico van onomkeerbare schade.
  • De persoon gegronde redenen heeft om aan te nemen dat er in het geval van externe melding een risico op represailles bestaat of dat er weinig kans is dat de inbreuk daadwerkelijk wordt aangepakt, vanwege de bijzondere omstandigheden van het geval, bijvoorbeeld wanneer bewijsmateriaal kan worden verborgen of vernietigd of wanneer een autoriteit samenspant met de pleger van de Inbreuk of betrokken is bij de Inbreuk.

3.4 Vertrouwelijkheid

1. De melding en behandeling van een interne melding verloopt met naleving van geheimhouding en vertrouwelijkheid. De identiteit van de melder wordt in geen geval zonder diens vrije en uitdrukkelijke toestemming bekendgemaakt aan anderen dan de gemachtigde personeelsleden die bevoegd zijn voor de ontvangst of de opvolging van meldingen. Dit geldt ook voor alle andere informatie waaruit de identiteit van de melder direct of indirect kan worden afgeleid.

2. Informatie kan door Arodo alleen openbaar worden gemaakt wanneer dit een noodzakelijke en evenredige verplichting is die door de wet wordt opgelegd in het kader van onderzoeken door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures, onder meer met het oog op de bescherming van de rechten van de verdediging van de betrokkene. Melders worden ingelicht voordat hun identiteit bekend wordt gemaakt, tenzij die informatie het desbetreffende onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou brengen. Dit geldt ook voor alle andere informatie waaruit de identiteit van de melder direct of indirect kan worden afgeleid.

3.5 Verwerking van persoonsgegevens door de meldpunten

1. Elke verwerking van persoonsgegevens in het licht van een melding van melder wordt uitgevoerd in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en haar uitvoeringsbesluiten.

Persoonsgegevens die duidelijk niet relevant zijn voor de behandeling van een specifieke melding, worden niet verzameld, of worden, indien onbedoeld verzameld, onmiddellijk gewist.

3.6 Registratie van de meldingen door de meldpunten

1. De meldingsbeheerder en/of de verantwoordelijken voor externe meldpunten houd(t)(en) een register bij van elke ontvangen melding, in overeenstemming met de wettelijke geheimhoudingsvereisten.

Meldingen worden bijgehouden gedurende de tijd dat de contractuele relatie loopt. De dossiers worden gewist wanneer de gegevens niet langer nodig zijn.

2. Wanneer voor het melden, met instemming van de melder, een telefoonlijn met gespreksopname of een ander spraakberichtsysteem met gespreksopname wordt gebruikt, kan het gesprek worden geregistreerd op volgende wijzen:

Door het maken van een opname van het gesprek in een duurzame en opvraagbare vorm; of
Door een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek opgesteld door de voor het behandelen van de melding verantwoordelijke personeelsleden. De melder heeft steeds de mogelijkheid om de schriftelijke weergave van het telefoongesprek te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.

De interne meldingsbeheerder maakt geen gebruik van dit systeem.

3. Als de interne meldingsbeheerder en/of de verantwoordelijken voor externe meldpunten, geen gebruik ma(a)k(t)(en) van een registratiesysteem op de telefoonlijn die het meldpunt gebruikt, kan de mondelinge melding geregistreerd worden in een volledig en nauwkeurig verslag, mits de melder hiermee instemt. Dit verslag van het onderhoud wordt opgesteld door de voor het behandelen van de melding verantwoordelijke personeelsleden. De melder heeft steeds de mogelijkheid om de schriftelijke weergave van het verslag van het onderhoud te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.7 | 9

De interne meldingsbeheerder maakt gebruik van dit systeem.

4. Als de melder bij de interne meldingsbeheerder en/of de verantwoordelijken voor externe meldpunten vraagt om een persoonlijk onderhoud wordt het gesprek geregistreerd in een volledig en nauwkeurig verslag en bijgehouden in een duurzame en opvraagbare vorm. Deze registratie gebeurt enkel als de melder hiermee instemt.

Het onderhoud kan op een van de volgende manieren geregistreerd worden:

  • door het maken van een opname van het gesprek in een duurzame en opvraagbare vorm; of
  • door een nauwkeurig verslag van het onderhoud, opgesteld door de voor het behandelen van de melding verantwoordelijke personeelsleden.

De melder heeft steeds de mogelijkheid om de schriftelijke weergave van het verslag van het onderhoud te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.

De interne meldingsbeheerder maakt gebruik van de mogelijkheid om een persoonlijk onderhoud aan te vragen.

 

4 Beschermingsmaatregelen

4.1 De beschermde melder

1. De melder krijgt de hierna bepaalde bescherming tegen represaillemaatregelen onder de voorwaarden dat de melder personen die inbreuken over regelgeving vermeld in 1.2 van deze policy melden, komen in aanmerking voor de beschermingsmaatregelen vermeld in 4 van deze policy.

Om in aanmerking te komen moeten de melders:

  • Een gegronde redenen had om aan te nemen dat de gemelde informatie over de inbreuk juist was op het moment van de melding en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van deze policy viel; én
  • Zij intern of extern een melding hebben gedaan dan wel informatie openbaar hebben gemaakt, overeenkomstig de regels van deze policy.

2. Of een melder gegronde redenen had om aan te nemen dat de gemelde informatie over de inbreuken juist was op het moment van de melding, wordt beoordeeld ten opzichte van een persoon die zich in een vergelijkbare situatie bevindt. Als een dergelijke persoon die over vergelijkbare kennis als de melder beschikt, zou kunnen vermoeden dat de informatie juist was, dan is aan die voorwaarde voldaan.

3. De melder verliest het voordeel van de bescherming niet als een te goeder trouw gedane melding onjuist of ongegrond is bevonden.

4. Facilitators en derden die verbonden zijn met de melder komen eveneens in aanmerking voor de hierna bepaalde beschermingsmaatregelen indien ze gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de melder binnen het toepassingsgebied van deze policy viel.

4.2 Bescherming van de melders tegen represailles

1. Indien de melder, facilitator of derde die verbonden is met de melder, intern of extern een melding heeft gedaan dan wel informatie openbaar maakte, conform de voorwaarden van deze policy, geniet hij/zij bescherming tegen elke vorm van represailles, waaronder dreigingen met en pogingen tot represailles.

Onder represailles worden volgende maatregelen begrepen:

  • Schorsing, tijdelijke buitendienststelling, ontslag of soortgelijke maatregelen;
  • Degradatie of weigering van bevordering;
  • Overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden;
  • Het onthouden van opleiding;8 | 9
  • Negatieve prestatiebeoordeling of arbeidsreferentie;
  • Het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping of andere sanctie, zoals een financiële sanctie;
  • Dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
  • Discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;
  • Niet-omzetting van een tijdelijke arbeidsovereenkomst in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, in het geval de werknemer de gerechtvaardigde verwachting had dat hem een dienstverband voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden;
  • Niet-verlenging of vervroegde beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst;
  • Schade, met inbegrip van reputatieschade, met name op sociale media, of financieel nadeel, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving;
  • Opname op een zwarte lijst op basis van een informele of formele overeenkomst voor een hele sector of bedrijfstak, waardoor de melder geen baan meer kan vinden in de sector of de bedrijfstak;
  • Vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten;
  • Intrekking van een licentie of vergunning;
  • Psychiatrische of medische verwijzingen.

2. Tegen beschermde personen die informatie over inbreuken melden of een openbaarmaking doen overeenkomstig deze policy kunnen geen burgerrechtelijke, strafrechtelijke of tuchtrechtelijke vorderingen worden ingesteld, noch professionele sancties worden uitgesproken omwille van deze melding of openbaarmaking.

3. Beschermde personen kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor de verwerving van of de toegang tot de informatie die wordt gemeld of openbaar wordt gemaakt, tenzij die verwerving of die toegang op zichzelf een strafbaar feit vormde.

4. Elke beschermde persoon die meent slachtoffer te zijn van of bedreigd te worden met een represaille, kan een met redenen omklede klacht indienen bij de federale coördinator, die een buitengerechtelijke beschermingsprocedure opstart overeenkomstig art. 26 en volgende van de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van Klokkenluiders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector.

Onverminderd elk ander administratief of buitengerechtelijk middel heeft elke beschermde persoon het recht een beroep in te leiden voor de arbeidsrechtbank in geval van represailles overeenkomstig artikel 578 van het Gerechtelijk Wetboek.

4.3 Ondersteuningsmaatregelen

1. Arodo wil potentiële melders er ook op wijzen dat zij (indien aan de specifieke voorwaarden is voldaan) toegang hebben tot:

  • Rechtsbijstand in grensoverschrijdende strafrechtelijke en civiele procedures overeenkomstig Richtlijn (EU) 2016/1919 en Richtlijn 2008/52/EG van het Europees Parlement en de Raad en rechtsbijstand in andere procedures alsook juridisch advies of andere rechtsbijstand, overeenkomstig de bepalingen inzake tweedelijnsrechtsbijstand en rechtsbijstand.
  • De federale regering van België heeft in artikel 24 van de Belgische wet betreffende de bescherming van personen die Inbreuken op het recht van de Unie of het nationale recht binnen een juridische entiteit in de private sector melden, voorzien in financiële bijstand en steunmaatregelen, met inbegrip van psychologische bijstand, voor melders in het kader van gerechtelijke procedures.

Voor meer informatie verwijzen wij naar de informatie die beschikbaar is op de website van het Federaal Instituut voor de Bescherming en de Bevordering van Rechten van de Mens (aangesteld als federaal informatiepunt): https://federaalinstituutmensenrechten.be/nl/de-klokkenluidersregeling-en-ondersteuning-van-klokkenluiders.

4.4 Bescherming van de betrokkenen

1. De wet bepaalt dat iedere betrokkene bij een melding het recht heeft op een doeltreffende rechtsgang en een eerlijk proces, alsook het vermoeden van onschuld en de rechten van de verdediging, waaronder het recht om gehoord te worden.

De identiteit van de betrokkenen wordt beschermd zolang het onderzoek naar aanleiding van de melding of de openbaarmaking loopt.

5 Sancties

1. Elke werknemer die de regels van deze policy overtreedt, kan gesanctioneerd worden met een van de sancties bepaald door het arbeidsreglement. De werknemer die opzettelijk een manifeste ongegronde melding heeft gedaan, en aldus op onrechtmatige wijze gebruik heeft gemaakt van de meldingsprocedure van deze policy, kan eveneens gesanctioneerd worden met een van de sancties bepaald door het arbeidsreglement.

2. Bovendien wordt Arodo, de leden van haar personeel, alsook elke natuurlijke persoon of rechtspersoon gestraft met een gevangenisstraf van zes maanden tot drie jaar en met een geldboete van 600 tot 6.000 euro of met één van die straffen alleen wordt gestraft als:

a) de melding belemmerd wordt of als getracht wordt die te belemmeren;
b) represailles genomen worden tegen de in I.1.1-3 bedoelde personen;
c) onnodige of tergende procedures aangespannen worden tegen de in I.1.1-3 bedoelde personen;
d) inbreuken gepleegd worden op de verplichting tot geheimhouding van de identiteit van de melders.

3. Melders kunnen gestraft worden overeenkomstig de artikelen 443 tot 450 van het Strafwetboek wanneer wordt vastgesteld dat zij opzettelijk valse informatie hebben gemeld of openbaar hebben gemaakt.

Personen die schade lijden als gevolg van dergelijke meldingen of openbaarmakingen hebben recht op schadevergoedingsmaatregelen overeenkomstig de contractuele of buitencontractuele aansprakelijkheid.

6 Geldigheidsduur van de policy

1. Deze policy treedt in werking vanaf 17/12/2023 en is voor onbepaalde duur van toepassing.